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レキサスブログ

稟議なんてもう怖くない!ちょちょいのちょいで出来るkintoneアプリ活用事例

はいさい、安谷屋(あだにや)です。

大人になる過程で「はいさい」を使うようになりました。
沖縄人あるあるですね。

 

さて本題。

レキサスがkinotoneを導入して、2年になりますが(レキサス×kintoneはここから始まった
外部に一度もkintone活用事例を紹介していないという秘密結社ぶり
それを打破しようと思い、立ち上がりました。
注)秘密結社といっても、きゃりー◯みゅ◯みゅさんは、レキサスに在籍しておりません。

第1回目の紹介アプリは、「稟議書アプリ」

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※レキサスの過去の産物です。勝手に掲載してるので、経理に怒られたら削除します。

稟議の悩み

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みなさん稟議書って書いた事ありますよね?
面倒くさいですよね?
僕は正直面倒くさいです。

どう伝えたら僕の思いが届くのだろうか(早くカネくれ!)とヤキモキします。

この想いを共感できる仲間が欲しくて、やほーさんのリアルタイム検索しました。
出るわ出るわ。

仲間達の悲痛なつぶやき

実際、色々な会社さんにお伺いする機会があるので課題などヒアリングすると、
稟議フローについての悩みって多いんです。

「稟議が上がっていく過程で、当初の企画とは別物になっていた」
という可哀想な話もありました。

もちろん弊社も人ごとではありません。

レキサスは、風通しも良く気軽に上司とじゃれあう事ができる会社なのですが
稟議に限っては、やはりプロセス上に問題があり、稟議には時間がかかりました。

稟議のよくある問題点は、下記じゃないでしょうか?

  • 書くのが面倒(フォーマットが不明瞭)
  • 稟議書が行方不明(承認プロセスが不明確)
  • 意図が伝わらず、稟議が下りない(コミュニケーション不足)

 

という事で、kintoneでそんな悩みを解決!

kintoneで解決

稟議問題を解決する上で理想型はこうかな?と

  • 稟議の要点が役員まで伝わる
  • 今、誰がボールを持っているかわかる
  • 承認を踏みとどまっている際に、コミュニケーションが図れる
  • 再申請の際も、過去の却下された経緯がわかる
  • 承認者が外出先でも承認できる

 

それをkintoneアプリでつくりました。
実際のアプリ上でのやりとりです!

稟議書アプリ

ポイント毎に見ていきましょう。

まずは、基本のフォームです。

稟議書1
決断する事が多いマネージャー層は、緊急度があると助かるようです。
そこに契約なのか購入なのか区分が用意されており、予算に組まれているのか、突発的なのかと
基本を抑える事で、承認者と起案者のズレを無くします。
これだけで、書くのが億劫にならないですよね!

次は、コミュニケーション。

稟議書2

僕が先方との合意書を作成し、稟議を提出したのですが
上記にもある通り、書類に不十分なところがあり、差し戻しされました。
「差し戻し」優しい響きですね!「棄却」だと心が折れてましたね。
稟議書に併せて、コミュニケーションが図れるため、承認プロセス上でズレが生じません。
まるで交換日記しているような気分でウキウキです!

最後に、ステータス管理。
稟議書3

誰が確認中なのかが明確になっており、各作業者には、通知が届いております。
上記にもあったように、差し戻しのやり取りも含めて、1日の間で行われ、翌日午前には承認されました。
紙ベースでこれだけのやり取りをするのにはいったいどれくらいの時間がかかるでしょうか・・・(遠い目)

実は、この時承認者の3人のうち2人は出張中でした。
出張の多い役員も電車移動中にモバイルにきた通知をみて、ささっと承認してくれるのでシャアもビックリ3倍速!

そんな感じで、レキサスの稟議に関する課題解決を行なったわけですが
このkintoneアプリちょちょいのちょいで、1時間かからずに作成可能です。(アプリを作ったのは僕ではない。)

ゴリゴリな高機能じゃないけど、要望に添ったアプリをファストに作れるkintoneってすごい!
「MSの性能の違いが、戦力の決定的差ではないということを教えてやる」ですね。
最後に、稟議で一番大事なのは、裏で手を回す事。コミュニケーションとプロセス。

 

kintoneに関するお問い合わせ

会社の業務改善や課題解決など相談ベースでお話しその場でサンプルアプリ作成もできますので、お気軽にお問い合わせください。

株式会社レキサス
電話 :098-921-3800
メール:contact@lexues.co.jp
担当:安谷屋

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