Good afternoon! ビジネスデザイン部の下門です。

以前の記事にてご紹介しましたが、10月より英会話講座がスタートしています！初級コースと中級コースに分かれて1時間半のクラスが週1回ずつ行われています。

本日は、初回のレッスンより、ビジネスのシーンで避けては通れない電話のかけ方と電話の受け方についてポイントのみご紹介しましょう！

↓レッスン風景

1) 電話のかけ方

Examples:

Good morning, this is Yuji Shimojo from Lexues, Inc.

May I speak to Mr./Ms. _____ (相手の名前) in _____ (部署名) please?
OR I would like to speak with Mr./Ms. _____ (相手の名前).

I am calling about _____ (用件).
OR I would like to see if ____ / to tell you that _____ (用件).

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Thank you very much.　Have a nice day!

ここでのポイントは、自分自身を名乗る際に「挨拶＋自分の名前＋会社名＋相手の名前＋部署名」という順番で表現します。その後に、用件を伝え、本題に入っていくという流れです。また、電話の最後には必ず“Thank you”や“Have a nice day”を伝えることも大事です。日本で言えば「よろしくお願いします」のような定型フレーズとしてとらえて良いかと思います。

↓実際に電話を使ってシミュレーションをしている様子

2) 電話の受け方

Examples:

Good afternoon, Lexues, Inc., Sales department, Yuji Shimojo speaking. May I help you?

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He/She is not in at the moment. / is out right now. / is day off today. May I take a message?

May I have your name and phone number, please?

Thank you for calling. Have a nice day!

ここで注意すべきことは、自分を名乗る言い回しが電話をかける時と異なり「挨拶＋会社名＋部署名(＋支社名)＋名前＋“May I help you?”」という順番で表現します。また、担当者が不在の場合には「伝言を残しますか？」とこちらから尋ねると親切です。その際に、名前と電話番号は忘れずに間違いのないよう取りましょう。ここでも御礼の言葉は忘れずに伝えましょう。

以上、電話応対の基本フレーズを紹介しました。

↓レッスン後半には全員立って各メンバーと練習をする様子

グローバル化が進む中で、そう遠くない将来、あなたのオフィスにも“Hello”と海外から突然の電話がかかってくるかもしれません。そのような状況に直面してはじめて対応を考えてもtoo lateです。

かくいう私も目下勉強中ですので偉そうなことは言えませんが。。取り組みは早いに越したことはありません。ということで、皆さんもビジネス英会話はじめてみませんか？

Let’s learn and enjoy English!

See you next time!